أولاً : بالنسبة للواقعة الحادثة خارج القطر وتم تسجيلها ضمن السفارة أو القنصلية السورية ، أو السفارة أو القنصلية المكلفة بمصالح السوريين:
- تعتبر صحيحة إذا جرت معاملتها وفقاً لأحكام قوانين تلك البلاد وكانت غير منافية للقوانين السورية ، ويعنى القنصل بدوره بإرسال صورة عنها عن طريق وزارة الخارجية والمغتربين إلى مديرية الشؤون المدنية المختصة مكان القيد الأصلي ، وتنفذ في سجل الوارد الخاص ثم تنقل إلى سجل الأساس .
- ثانياً : في حال عدم تمكن الشخص السوري من تسجيل الواقعة لدى السفارة أو القنصلية السورية مكان حدوث الواقعة يتم العمل وفق الآتي :
 أ-  بالنسبة لشهادة الولادة والوفاة الواردة من خارج القطر . 
- في حال كانت شهادة الواقعة أصل أو صورة طبق الأصل تنفذ لدى أمانة السجل المدني المختصة عن طريق مديرية الشؤون المدنية بعد إرفاق شهادة من المختار وفق الآتي :
إن كانت مقدمة خلال المدة القانونية /90/ يوماً فإنها تنفذ مباشرة بدون أية رسوم.
 إن كانت مقدمة بعد مضي المدة القانونية ولم يمض عليها سنة ميلادية فإنها تحتاج إلى محضر إداري وتسديد رسوم مقدارها /3000/ ليرة سورية. 
  إن كانت مقدمة بعد مرور سنة على حدوثها فإنه تحتاج إلى ضبط شرطة وتسديد رسوم مقدارها /10000/ ليرة سورية.

- في حال وجود نقص في المعلومات الواردة في شهادة الولادة أو الوفاة الأصلية أو الصورة طبق الأصل ( اسم الأب – اسم الأم ....) عندها يتم تسجيلها عن طريق لجنة المكتومين الخاصة في مديرية الشؤون المدنية . 

ب-  بالنسبة لصكوك الزواج والطلاق :
 

إن كانت أصل غير مصدق ( من السفارة أو الخارجية )  أو صورة طبق الأصل تنفذ في حال كانت غير مخالفة للقوانين السورية النافذة وصادرة عن المحاكم المختصة (شرعية أو روحية .... ) .

أما إن كانت صادرة عن محكمة غير مختصة ، فيتوجب إكساؤها صيغة التنفيذ لدى المحكمة المختصة في القطر وتسجل في سجل الزواج أو الطلاق حسب واقع الحال .

ثالثاً  : الوثائق الواردة من القطر اللبناني تعتمد في التنفيذ كما لو كانت وثيقة أصلية بعد أن يتم تنفيذها في لبنان وتحمل تواقيع وأختام حيّة على الصورة من الجهة الصادرة عنها ومصدقة من وزارة الخارجية والمغتربين السورية .

رابعاً :  في حال كانت الوثيقة الواردة من القطر اللبناني ( وثيقة ولادة أو وفاة ) غير منفذة فيتم معاملتها مثل بقية الدول ( أي يتم تنظيم شهادة من المختار المختص ثم تعالج وفق ما جاء في البند /أ/ أعلاه ) .

خامساً :  في حال كانت الوثيقة الواردة من القطر اللبناني ( وثيقة زواج أو طلاق ) غير منفذة ويحمل صاحب العلاقة صك زواج أو طلاق أو إثبات زواج أو طلاق ( الوثيقة الأصلية أو صورة طبق الأصل ) عندئذٍ يتم معالجتها حسب ما ورد في البند /ب/ أعلاه.

سادساً : لا تقبل أي وثيقة لا تحمل أختاماً حيّة مثل (الصور الضوئية - الصور عن الواتس آب - الصور الواردة عن طريق الفاكس ..... ) في تسجيل واقعات الأحوال المدنية ويمكن الاستئناس بها أمام المحاكم المختصة في إثبات تسجيل الواقعة ولا تعرض على اللجنة المختصة